Утвержден

приказом председателя

Воркутинского городского суда

Республики Коми от 08.05.2020 № 34 о/д

ПОРЯДОК

ознакомления с материалами судебных дел, выдачи копий судебных актов

и других материалов дела, подлинных документов

Воркутинского городского суда Республики Коми

1.Общие положения

1.1.Настоящий Порядок ознакомления с материалами дела и выдачи из них копий судебных актов и подлинных документов (далее - Порядок), разработан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 №36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 №56, приказом Минкультуры России «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от 31.03.2015 №526.

1.2.Порядок регулирует отдельные вопросы делопроизводства в Воркутинском городском суде Республики Коми и регламентирует процедуру реализации установленного процессуальным законодательством права участвующих в деле лиц, их представителей, иных лиц на ознакомление с материалами судебного дела (иными материалами), на возврат подлинных документов, предоставленных участвующими в деле лицами по гражданскому, административному делу, на получение копий судебных актов и иных документов.

2. Основные термины

2.1.Для целей настоящего Порядка применяемые термины означают:

Подлинный документ - первый по времени экземпляр документа на бумажном носителе, обеспечивающий судопроизводство по делу в соответствии с действующими процессуальными нормами, имеющий необходимые реквизиты и приобщенный к материалам дела.

Копия документа - более поздняя по времени и аутентичная по содержанию запись документа, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Надлежащим образом заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Процессуальный документ - документ, составляемый в ходе расследования, рассмотрения и разрешения уголовного, гражданского или административного дела, дела

об административном правонарушении, в рамках которого документу придана процессуальная форма.

Лица, участвующие в деле - участники уголовного, гражданского, административного и по делам об административных правонарушениях судопроизводства в соответствии с нормами Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации, Уголовно- процессуального кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Представители лиц, участвующих в деле -лица, имеющие полномочия (доверенность, ордер и т.д.) на ознакомление с судебным делом от лиц, участвующих в деле.

Иные лица -лица, имеющие в соответствии с законом право на ознакомление с судебным делом и получение копий документов.

Письменная справка по делу - документ, содержащий информацию о рассмотрении дела на любой стадии судебного разбирательства.

Архивное судебное дело - оконченное производством судебное дело (материал), переданное в установленном порядке из отдела обеспечения судопроизводства в архив суда на постоянное или временное хранение.

3. Выдача из судебных дел подлинных документов

3.1.Подлинные документы из судебных дел (иных материалов), представленные участниками гражданского, административного судопроизводства, а также письменные справки по делам выдаются на основании письменного заявления (запроса) с разрешения судьи, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии - председателя (заместителя председателя) суда.

Выдача документов из судебных дел, находящихся в архиве суда, производится на основании резолюции председателя (заместителя председателя) суда.

3.2.Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей (председателем, заместителем председателя суда) и гербовой печатью суда.

3.3.При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях и в справочном листе указываются фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность, дата получения документа. Лицо, получившее подлинник документа из дела, должно расписаться в получении этого документа. Работник Отдела, выдавший документ, должен указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

3.4.Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

3.5.Подлинники процессуальных документов из дел не выдаются.

3.6.Выдача документов производится в срок не более 5 рабочих дней со дня поступления заявления (запроса) работником суда, осуществляющим дежурство в Приемной суда.

4. Изготовление и выдача копий судебных актов

и других материалов дела

4.1.Копии судебных актов суда по делам выдаются (направляются) в случаях, предусмотренных процессуальным законодательством.

4.2.Выдача (направление) копий судебных актов производится по письменному заявлению (форма № 63) или запросу.

4.3.Копии судебных актов по делам, находящимся в производстве или на хранении в Отделе обеспечения судопроизводства, заверяются подписями судьи, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии- председателя (заместителя председателя) суда, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда.

Копии судебных актов по делам, находящимся в архиве суда, заверяются председателем (заместителем председателя) суда.

4.4.При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" и гербовая печать суда.

4.5.Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется работниками Отдела, где хранится дело. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".

4.6.Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа; или скреплены скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись_____» с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити, либо место скрепления.

4.7.На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ, и в производстве, какого суда находится дело.

4.8.В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка; одновременно выдается судебный акт, изменивший решение.

4.9.Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в срок не более 5 рабочих дней со дня поступления заявления (запроса).

4.10.Выдача копий судебных актов, по делам находящимся на хранении в Отделе обеспечения судопроизводства, архива суда производится в Приемной суда.

4.11.Лицо, получившее копию судебного акта, в справочном листе или соответствующей расписке указывает фамилию, имя, отчество, процессуальное положение по делу, дату получения документа. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой, делается отметка в справочном листе.

Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются в Отдел, где хранится дело, для отправки по почте, по истечении 10 дней с даты поступления заявления (запроса) в суд.

4.12.Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения судьи, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии - председателя (заместителя председателя) суда по письменному заявлению (форма №63) лица, с обязательным указанием, какие права или законные интересы заявителя нарушены судебным актом.

4.13.Суд изготавливает и выдает только копии судебных актов. Копии иных материалов дела при наличии оснований участвующие в деле и иные лица, права и законные интересы которых нарушены судебным актом, могут получить, изготовив их за свой счет, своими силами и техническими средствами, без уплаты государственной пошлины.

4.14.Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

4.15.Пересылка запросов по принадлежности в другие суды, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в срок не белее 5 дней со дня регистрации обращения.

4.16.Вопросы получения необходимой информации и судебных документов журналистами, регулируются Законом Российской Федерации «О средствах массовой информации» и Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

5. Выдача судебных дел для ознакомления

5.1. Судебные дела (иные материалы) выдаются для ознакомления в помещении Воркутинского городского суда Республики Коми на основании письменного заявления (форма №62) и при предъявлении следующих документов:

а) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;

б) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях,- ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами - служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;

е) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 №1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий"- документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).

5.2.Заявление после регистрации не позднее следующего дня передается для рассмотрения по делам находящимся в производстве или на хранении в Отделе обеспечения судопроизводства судье, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии - председателю (заместителю председателя), по делам, находящимся в архиве суда - председателю (заместителю председателя) суда, на основании резолюции которых дело выдается для ознакомления.

5.3.Ознакомление с делом (иными материалами) осуществляется в срок не более 5 рабочих дней со дня поступления в суд ходатайства об ознакомлении.

Дата ознакомления устанавливается после извещения заявителя работником суда по телефону (электронным сообщением, по почте), не позднее следующего рабочего дня, после поступления ходатайства.

5.4.Ознакомление с делом (иными материалами) производится лицом, осуществляющим дежурство в Приемной суда, а по делам, находящимся в производстве, также секретарем судебного заседания или помощником судьи, в производстве которого находится дело.

Ознакомление с делом (иными материалами) должно происходить в присутствии работника аппарата суда в условиях, исключающих изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, внесение в них исправлений и дописок, передачу другому лицу.

Об ознакомлении с делом (иными материалами) делается отметка в справочном листе.

5.5.После ознакомления с делом (иными материалами) работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении (форма №62), о том, что дело возвращено. Если после возвращения дела работник аппарата суда выявил изъятие, повреждение материалов дел, внесение в них исправлений и дописок, он обязан незамедлительно сообщить об этом председателю (заместителю председателя) суда.

5.6.По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя (заместителя председателя) суда судебные дела направляются указанным органам в трехдневный срок заказной почтой или передаются с курьером. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд. До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

Работник отдела суда, в котором находилось дело, обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

5.7.Ознакомление лиц, перечисленных в п.5.1, с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к протоколу судебного заседания, осуществляется в присутствии лица, осуществляющего дежурство в Приемной суда, в условиях, обеспечивающих невозможность их копирования и передачи другим лицам, на основании письменного заявления с соответствующей резолюцией судьи, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии - председателя (заместителя председателя) суда.

6. Выдача копии аудиозаписи судебного заседания

6.1.Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению (форма №68) лиц, участвующих в деле, их представителей и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

На заявлении судья, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии - председатель (заместитель председателя) суда делает соответствующую отметку о поручении консультанту Отдела делопроизводства и кадров изготовить аудиозаписи судебного заседания.

Данное заявление подшивается в дело, в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Уплата государственной пошлины за изготовление копии аудиозаписи судебного заседания не предусмотрена.

6.2.Копия аудиозаписи судебного заседания может быть изготовлена на оптическом диске или ином материальном носителе информации консультантом суда только после подачи соответствующего заявления и при наличии резолюции руководителя.

6.3.Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.

В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление копии аудиозаписи, с предварительным уведомлением лица, подавшего соответствующее заявление.

6.4.Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится консультантом Отдела делопроизводства и кадров на компьютере, не присоединенном к локальной сети суда, и не имеющем доступа в сеть Интернет.

6.5.После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на заявлении и в справочном листе лицо, осуществляющее дежурство в Приемной суда, делает отметку о выдаче, а лицо, получившее копию аудиозаписи, расписывается получении.

Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

6.6.При поступлении заявления без электронного носителя, работник Отдела, где хранится дело, в течение трех рабочих дней сообщает заявителю по телефону (электронным сообщением, по почте) о необходимости предоставления носителя информации.

6.7.Срок изготовления копии аудиозаписи судебного заседания не более 5 рабочих дней со дня поступления заявления с носителем информации.

Выдача копии аудиозаписи судебного заседания производится лицом, осуществляющим дежурство в Приемной суда.

6.8.Изготовленные, но не полученные заявителем аудиозаписи судебного заседания хранятся при деле.

7. Использование собственных технических средств

в целях самостоятельного изготовления копий материалов дела

7.1.Использование собственных технических средств при изготовлении копий материалов дела допускается только с разрешения судьи, в производстве которого находится (находилось) дело, а при его отсутствии - председателя (заместителя председателя) суда, с учетом возможности предоставления рабочего места, визуальной проверки качества собственного оборудования, доступа к электросети, присутствия при осуществлении копирования работника аппарата суда и т.п.

7.2.Использование гражданами собственных техническим средств не должно создавать существенных неудобств в работе аппарата суда по обеспечению судопроизводства.

7.3.Копии материалов дела, снятые с помощью собственных технических средств, судом не заверяются.

8. Заключительные положения

8.1.Настоящий Порядок действует с момента утверждения.