УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

Воркутинского городского суда

Республики Коми

от 30.01.2024 № 6 о/д

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе делопроизводства и кадров

Воркутинского городского суда Республики Коми

1. Общие положения

1.1.Отдел делопроизводства и кадров (далее - Отдел) – является структурным подразделением Воркутинского городского суда Республики Коми, на который возлагаются функции осуществления кадрового делопроизводства в суде, в том числе формирование кадрового резерва суда и его эффективное использование; архивного делопроизводства; организация работы по приему, отправлению дел и корреспонденции; формирование и составление номенклатуры дел; ведение кодификации и систематизация законодательства; техническое и информационное обеспечения работы сайта суда; организация работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений; организация проведения служебных проверок; организация профессионального развития гражданских служащих, организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

1.2.Отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации,

- Федеральными конституционными законами,

- Федеральным законом от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»,

- Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»,

- Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», другими федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, иными нормативно правовыми актами, приказами и распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации, приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами и распоряжениями начальника Управления Судебного департамента в Республике Коми, решениями органов судейского сообщества, настоящим Положением об отделе делопроизводства и кадров (далее – Положение).

1.3. Структура и штат Отдела утверждается председателем суда по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Коми.

1.4. Основными принципами работы Отдела являются: коллегиальность в решении наиболее важных вопросов, контроль и персональная ответственность за исполнением должностных обязанностей и состоянием дел на порученном участке.

1.5. Делопроизводство в Отделе ведется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Управления Судебного департамента в Республике Коми (далее-Управление), в соответствии с номенклатурой дел Воркутинского городского суда Республики Коми, утвержденной председателем суда.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность под общим руководством и контролем председателя суда.

1.7. Организационно-методическое руководство работы Отдела осуществляется Управлением Судебного департамента в Республике Коми.

2. Основные задачи Отдела

2.1. Организация, сопровождение и оформление прохождения государственной гражданской службы в суде, планирование и контроль деятельности суда, эффективное решение вопросов кадрового обеспечения суда.

2.2. Обеспечение организации, сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в суде в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36.

2.3. Обеспечение организации и ведения работы по подбору и систематизации законодательства, информационному обеспечению деятельности суда.

2.4. Организация и ведение архивного делопроизводства, обеспечение сохранности документов.

2.5. Организация работы по приему, отправлению дел и корреспонденции.

2.6. Организация работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений в суде.

2.7. Организация повышения квалификации гражданских служащих аппарата суда.

2.8. Техническое и информационное обеспечения работы сайта суда.

2.9. Организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

3. Функции Отдела.

3.1. Кадровое делопроизводство:

организация в пределах компетенции Отдела по подбору и расстановке квалифицированных кадров в суде согласно штатному расписанию суда;

осуществление в установленном порядке кадровой работы с работниками аппарата суда и персоналом по охране и обслуживанию зданий;

организация подготовки проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;

учет приказов и распоряжений председателя суда;

оформление служебных контрактов и трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним;

ведение и хранение трудовых книжек гражданских служащих и персонала суда;

формирование, ведение и хранение личных дел гражданских служащих и персонала суда;

оформление, выдача и учет служебных удостоверений гражданских служащих;

ведение табеля учета рабочего времени;

составление графиков отпусков гражданских служащих и персонала суда, соблюдение и учет их предоставления;

оформление документов для присвоения гражданским служащим суда в установленном порядке классных чинов юстиции и государственной гражданской службы Российской Федерации;

подготовка материалов к награждению судей и работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами, почетными званиями;

проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации работников аппарата суда;

осуществление мероприятий по соблюдению гражданскими служащими аппарата суда требований к служебному поведению;

контроль за состоянием служебной дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка суда;

участие в проведении служебных проверок в отношении гражданских служащих аппарата суда;

организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, постановку в кадровый резерв суда, аттестации государственных гражданских служащих в соответствии с утвержденным графиком, подготовка необходимых для работы комиссии материалов;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

обеспечение деятельности комиссии по исчислению стажа за выслугу лет государственным гражданским служащим суда, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и повышающего коэффициента за выслугу лет персоналу по охране и обслуживанию зданий;

подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок;

составление статистической отчетности по кадрам по установленным формам;

консультирование гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам прохождения гражданской службы;

ведение учета штатной и фактической численности работников суда;

подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда;

подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети Интернет информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, составление отчетов по военнообязанным;

оформление документов для установления пенсии за выслугу лет гражданским служащим суда;

взаимодействие с государственными органами и иными организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.2.Делопроизводство суда:

организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов;

координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в суде в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству;

прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке, в том числе в электронном виде, корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов;

регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе в ПС ГАС «Правосудие»;

подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку;

формирование и составление номенклатуры дел суда;

организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда;

оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работника аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением;

участие в работе экспертной комиссии суда;

отбор архивных документов и оформление их для уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов;

подготовка, обработка информации и ее размещение на официальном сайте в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.3.Информатизация суда:

организация кодификационно-справочной работы в суде, в том числе по подбору, хранению, систематизации и учету нормативных правовых актов, судебной практики;

оказание практической помощи в поиске и подборе необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной и учебной литературы;

организация и контроль выдачи судьям и работникам аппарата суда необходимых нормативных правовых актов, справочной, научной, учебной и юридической литературы;

обеспечение функционирования установленных в суде справочных правовых систем федерального законодательства и законодательства субъектов Российской Федерации, обеспечение функционирования баз данных ведомственных нормативных актов судебной системы ("КонсультантПлюс», ПИ «Право» ГАС "Правосудие");

информационная и программная поддержка применяемых в суде автоматизированных процессов в области судебного делопроизводства, электронного документооборота, ведения электронных архивов;

оказание помощи судьям и гражданским служащим суда в освоении применяемого в суде специализированного программного обеспечения;

учет и установка основного и комплектующего электронно-вычислительного оборудования, средств связи, наблюдения и программного обеспечения, автоматизация рабочих мест судей и работников аппарата суда, в том числе в залах судебных заседаний;

контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности;

обеспечение функционирования, обслуживание и сопровождение электронной почты и сайта суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

организация технического обеспечения систем видео-конференц-связи, аудио-видеофиксации, технических средств изменения голоса скрытого свидетеля;

контроль за соблюдением правил эксплуатации используемого в суде оборудования, техники, систем, программного обеспечения, информационных ресурсов в соответствии с техническими регламентами и нормативными правовыми актами, обеспечение соблюдения пользователями режима безопасности;

организация и поддержка работоспособности ведомственных каналов связи;

участие в проведении инвентаризации технических средств;

взаимодействие с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.4 Противодействие коррупции в суде:

организация работы по профилактике коррупционных правонарушений в суде;

подготовка проектов документов (приказов, распоряжений, памяток, положений) по антикоррупционным вопросам;

составление плана противодействия коррупции в суде и информации об исполнении;

обеспечение размещения на сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о противодействии коррупции;

подготовка заключений по соблюдению гражданами, ранее замещавшими должности государственной гражданской службы в аппарате суда, требований ст.12 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых судьями, мировыми судьями и работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей;

осуществление работы по приему и обработке сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", представляемых гражданскими служащими суда;

принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов;

разработка методических материалов по вопросам противодействия коррупции;

консультирование гражданских служащих суда по вопросам прохождения государственной гражданской службы и выполнения требований законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции;

организация семинаров, лекций, практических занятий по вопросам противодействия коррупции;

обеспечение соблюдения гражданскими служащими суда ограничений и запретов, а также требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения обязанностей, установленных законодательством о противодействии коррупции.

4. Полномочия Отдела

В пределах своей компетенции Отдел имеет право:

Взаимодействовать со структурными подразделениями суда и Управления судебного департамента в Республике Коми.

Запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы и документы от отделов суда и Управления судебного департамента в Республике Коми.

По поручению председателя суда взаимодействовать с Верховным Судом Республики Коми, органами судейского сообщества, федеральными органами государственной власти, органами государственной власти Республики Коми, предприятиями, организациями, учреждениями и должностными лицами по вопросам государственной службы и кадрового обеспечения.

Пользоваться в установленном порядке банком данных Управления, использовать в служебных целях государственные системы коммуникации.

5. Руководство Отдела

Деятельность Отдела осуществляется на основе полугодовых планов работы суда.

Руководство Отделом осуществляет начальник Отдела. В период временного отсутствия начальника Отдела его замещает заместитель начальника Отдела.

Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности председателем суда.

Начальник отдела:

планирует и организует работу Отдела, обеспечивает выполнение возложенных на Отдел функций;

распределяет обязанности между сотрудниками Отдела, разрабатывает должностные регламенты работников Отдела и представляет их на утверждение председателю суда;

вносит на рассмотрение председателю суда предложения по кадровым вопросам, делопроизводству, информатизации суда, архивному делопроизводству, по вопросам противодействия коррупции;

готовит проекты распоряжений и приказов председателя суда;

представляет на рассмотрение председателя суда предложения по совершенствованию работы Отдела, о поощрении работников отдела, применения к ним дисциплинарных взысканий;

готовит необходимые документы для аттестации на работников суда;

права и обязанности, ответственность работников Отдела определяются должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

6. Ответственность

Начальник отдела несет ответственность за выполнение функций, возложенных на отдел.

За невыполнение и ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей на начальника отдела и гражданских служащих Отдела могут налагаться дисциплинарные взыскания в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».